En el proceso de contratación de un sistema de gestión que te permita centralizar la inteligencia de tu negocio, es muy importante analizar además de las funcionalidades, la experiencia y conocimiento de quién será tu proveedor.
La gestión del “Know How” de tu negocio requiere el profesionalismo y experiencia de un proveedor calificado. En el caso de Odoo ERP, la comunidad de implementadores y desarrolladores es muy amplia, y está conformada por varios partners alrededor del mundo. Cada país cuenta con su red de aliados, categorizados según su trayectoria y casos de éxito.
A continuación conocerás diez puntos claves que deberás considerar antes de elegir a tu proveedor de Odoo:
1. Oferta de valor del proveedor
Empezaremos por mencionar la oferta de valor de ODOO, y es que esta se centra en la versatilidad del sistema, facilitando la integración de la información de cada uno de los módulos de Odoo Erp, así como la facilidad de uso de la plataforma para el usuario final, al tratarse de un sistema intuitivo, rápido, seguro proporciona al cliente la mejor experiencia en gestión de recursos empresariales.
En cuanto a la oferta de valor del proveedor, deberás considerar varios aspectos, tales como el nivel de conocimiento del sistema, entendimiento de los procesos de tu negocio, tiempos de implementación, experiencia de los gestores de proyectos, entre otros.
En el caso de Trescloud gracias a su amplia trayectoria en el mercado, siendo la empresa más longeva en desarrollo e implementación de Odoo ERP, cuenta con un equipo de trabajo especializado en cada uno de los módulos del sistema, brindando la tranquilidad al cliente de contar con el respaldo de un equipo experimentado con amplio conocimiento, tanto en temas funcionales como técnicos.
2. Años de presencia en el mercado y tiempo de relación con el fabricante
Este punto es muy importante, ya que no querrás que la implementación de tu sistema de gestión esté a cargo de un equipo novato, lo recomendable es que la trayectoria del posible proveedor supere los cinco años de experiencia, así también será importante que analices los casos de éxito que ha tenido el proveedor a lo largo de su trayectoria, sería bueno obtener referencias de otros clientes que hayan contratado Odoo con dicho partner. Eso sí, no te dejes llevar por la cantidad de clientes que pueda tener un partner de Odoo, siempre es importante que sobrepongas la calidad antes que la cantidad.
Es bueno también que tengas el dato de cuánto tiempo de relación comercial tiene el partner con Odoo S.A., eso te dará un referente del conocimiento que tiene el proveedor en cuanto a las funcionalidades del sistema, así como sus aptitudes en asesoramiento comercial, el partner sabrá claramente qué módulos sugerirte para sacarle el máximo provecho a tu Odoo.
Trescloud por ejemplo tiene 12 años de presencia en el mercado ecuatoriano y una relación con el fabricante Odoo S.A. desde el año 2012.
3. Número de empleados en cada área de la empresa
Tener la percepción de un equipo consolidado sin duda marcará la diferencia en la selección de tu proveedor de Odoo, es importante que tu posible proveedor cuente con colaboradores que conozcan el sistema desde diferentes perspectivas. En la parte funcional por ejemplo, para poder capacitar e implementar la herramienta en tu empresa, y por supuesto brindar un buen soporte a tu equipo de trabajo. Los conocimientos técnicos también son indispensables, es vital que un proveedor de Odoo cuente con personal calificado en la programación dentro de Odoo para poder adaptar el sistema a tu giro de negocio en caso de que sea necesario.
En el caso de Trescloud, contamos con 21 colaboradores: 2 administrativos, 4 en proyectos, 1 en atención al cliente, 1 en gestión de procesos, 1 en gestión de infraestructura, 9 desarrolladores, 3 vendedores. Todos ellos con amplio conocimiento en Odoo.
4. Tiempo de experiencia del personal en el manejo de Odoo
Esta recomendación está ligada con el punto anterior, ya que no sólo es cuestión de cantidad de colaboradores, sino calidad y conocimiento. En Trescloud todo nuestro personal cuenta con amplia experiencia en el sistema empresarial Odoo, comenzando por nuestros directivos que cuentan con 12 años de experiencia desde que se fundó la compañía, seguido de nuestros expertos funcionales responsables de la gestión e implementación de los proyectos que son alrededor de 7 años de experiencia y nuestro equipo de soporte técnico que cuenta 4 años de experiencia en el sistema Odoo.
5. Metodología utilizada en el proceso de implementación
Un proveedor de Odoo debe tener claramente definida su metodología de implementación y por supuesto socializada con todos los implicados.
En Trescloud utilizamos la metodología de inicio rápido que consiste en mantener el software lo más estándar posible, entregar lo más pronto y realizar una implementación modular y asequible, apegándose a la metodología de implementación de Odoo S.A.
El proceso de implementación de ODOO abarca varias fases: evaluación, planificación, configuración, migración de datos, implementación y capacitación del usuario, que afecta tanto al soporte como al mantenimiento.
Una vez que arranca el proyecto, realizamos una reunión de Kickoff para levantamiento de información, designación de roles y responsabilidades. Es importante que el cliente al igual que el proveedor, delegue líderes por cada área de la compañía, por ejemplo un líder de Contabilidad, un líder de Bodegas, otro de Ventas, etc. de tal manera que sea él quien conozca claramente el proceso de su área y pueda trabajar hombro a hombro con nuestros especialistas funcionales.
La implementación es un proceso cíclico basado en un cronograma de trabajo, el cual es presentado tanto al cliente como al área de proyectos para una mejor organización, de tal manera que cada hito sea entregado en el tiempo establecido.
6. Estructura del soporte post-venta
Sin duda una vez implementado tu sistema Odoo, pueden surgir inquietudes o ciertas incidencias normales que se presentan al adoptar una nueva herramienta en tu gestión de negocio.
Quizá en el camino incorpores a tu equipo nuevos colaboradores que requerirán capacitación, para esos casos, es muy importante que te cerciores cuál es el tipo de soporte que brinda tu proveedor de Odoo, ya sea que esté incluido con la contratación del sistema o se provea de forma independiente.
Cabe recalcar que no es lo mismo el soporte que la garantía técnica. El soporte es el acompañamiento que te brindará el proveedor una vez implementado el sistema, mientras que la garantía técnica como su nombre lo indica cubre ciertos bugs o errores asociados al desarrollo del software.
En caso de Trescloud, el soporte será brindado a través de la contratación de horas de asesoría facturables, esta caja es multipropósito, podrá utilizarse para capacitación, nuevas configuraciones, toma de requerimientos, entre otras.
Cuando el usuario identifica un problema en el sistema, deberá generar un ticket de soporte en la página web de Trescloud, el ticket es revisado y categorizado como ticket funcional o ticket por garantía y su tratamiento dependerá de la categoría y del grado de prioridad. Puedes conocer cómo trabaja nuestro equipo de Atención al Cliente aquí:
https://www.trescloud.com/blog/nuestro-blog-1/quieres-conocer-como-trabaja-nuestro-equipo-de-atencion-al-cliente-de-trescloud-31
El tiempo estimado de resolución dependerá de la gravedad del mismo, puede ser los simples que tiene un promedio de 4 horas o lo más complicados que pueden demorar una semana aproximadamente.
7. ¿Qué incluye la garantía de implementación de Odoo ERP?
Ten presente este punto clave en la selección de tu proveedor de Odoo, si bien Odoo S.A. es quien otorga garantía técnica sobre las funcionalidades estándar del sistema, habrán ciertos componentes extras que te brindará tu proveedor en Ecuador.
Para el caso de los módulos localizados provistos por Trescloud, se maneja un rubro de licenciamiento a pagarse por única ocasión más un fee de mantenimiento bajo el esquema de suscripción mensual o anual.
Dicho mantenimiento incluye:
Actualización tributaria para aquellos cambios solicitados por el Servicio de Rentas Internas que afecten a la generalidad de los negocios.
Actualización en módulos de recursos humanos, según modificaciones que pudieran darse en la normativa laboral vigente.
Reparaciones por garantía técnica, asociados a bugs o errores del sistema desarrollado por Trescloud.
8. Capacidad de desarrollo y personalización
Como hemos mencionado anteriormente Odoo Erp es un software que se adapta a todo tamaño y modelo de negocio, sin embargo los clientes suelen requerir personalizaciones a la medida, quizá un nuevo reporte, una nueva funcionalidad, etc. Para esos casos se recurre al desarrollo a medida, por lo cual es muy importante que evalúes si tu proveedor cuenta con un equipo calificado de desarrollo para poder adecuar el sistema a tu necesidad.
Trescloud provee horas de desarrollo para realizar modificaciones sobre las funcionalidades estándar de los módulos, de tal manera que estas satisfagan tus necesidades y estén completamente alineadas a tu giro de negocio. Contamos con personal técnico con varios años de experiencia y conocimiento sobre lenguajes de programación Python, Java, Ruby, C++, entre otros.
9. Requerimientos de hardware que demanda Odoo ERP
En la búsqueda de tu sistema ERP, debes tener en cuenta que a más recursos asignados, mejor calidad y desempeño obtendrás en tus operaciones.
Para trabajar con Odoo, lo recomendable es optar por el almacenamiento en la nube sobre Odoo.Sh, en esa modalidad se asignan cierto número de GB de acuerdo a los usuarios y módulos contratados. En la nube de Odoo también tendrás la ventaja de que el sistema generará respaldos contínuos de tu información durante 3 meses: un respaldo diario durante 7 días, un respaldo semanal durante 4 semanas, y un respaldo mensual durante 3 meses.
Así que en cuanto al hardware necesario, no tienes porqué preocuparte, bastará con abrir en tu laptop o computador de escritorio, tu navegador preferido e ingresar la dirección web proporcionada por tu proveedor de Odoo y listo, puedes empezar a trabajar.
10. Tiempos de Implementación, formas de pago y acuerdos contractuales
La última recomendación y no menos importante, es validar con tu proveedor el tiempo que tardará en implementar el sistema, de tal manera que puedas arrancar con el uso de ODOO ERP según lo tengas planificado. Tu proveedor se encargará de darte a conocer los lineamientos bajo los cuáles se implementará la solución, alcance, fechas de entrega, formas y plazos de pago. Usualmente todos estos detalles son contemplados en un contrato formal suscrito por las partes.
Ahora ya sabes cómo evaluar a tus posibles proveedores de Odoo, ten en cuenta estás recomendaciones antes de seleccionar al ganador.
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