Cargar Saldos Iniciales en Odoo ERP

El caso de uso... tu empresa o emprendimiento a decidido cambiarse a Odoo ERP, y quieres llevar tu contabilidad en Odoo ERP pero tienen dudas de como cargar los saldos iniciales, aquí te explicamos como.

Información Previa

Tu contador querrá que el sistema inicie con la información contable en el mismo punto e identica a la información contable de tu sistema informático viejo, sin embargo para que tu contador pueda hacer un corte puede aún requerir algunos días, por lo que hay cierta información vital y otra información opcional, la opcional la podrás modificar luego de salir a producción.

La información vital consiste en:

• Listado de productos, con sus existencias, su precio de venta, y su costo promedio ponderado. Esta información es vital a fin de asegurar que la valoración automática del inventario funcione sin problemas.

• Estructura de bodegas, especialmente si tienes muchas sucursales.

La información que puede esperar... un poco... es:

• Listado de clientes, los clientes y proveedores se pueden ir creando conforme se van necesitando, por supuesto esto te traera algo más de trabajo que cargar todo desde el inicio.

• Saldos contables, aunque no lo creas se puede cargar progresvamente conforme se va necesitando, evidentemente no podrás cruzar un nuevo pago en Odoo ERP con una factura de tu sistema viejo hasta no traspasar los saldos contables, pero puedes hacerlo despues de salir al aire.

• Empleados, contratos, y demás componentes para el rol de pagos, obviamente antes de cerrar el primer mes tendras que haber completado esta información si quieres que Odoo ERP genere tus roles de pago automáticamente.

Los saldos contables constan de las siguientes secciones:

• Cuentas de liquidez, tales como las cuentas bancarias y de cajas, en donde se requiere el saldo y el desglose de las transacciones en curso tales como cheques girados que no han sido cobrados.

• Cuentas por cobrar y por pagar, que deben mostrar el saldo remanente de cada factura con su cliente, de forma que posteriormente sepamos a que factura imputados los cobros que en el futuro se registren en Odoo ERP.

• Provisiones de empleados, como por ejempo la provisión de Decimo Tercer Sueldo, que debe estar desglosada por empleado, de forma que se conecte al módulo de liquidaciones de décimos (Nota, en Ecuador, los décimos son sobresueldos que usualmente se reciben una vez al año)

• Cuentas de Inventario, estas no se deben registrar pues se registrarán automáticamente al cargar las existencias iniciales, lo que sí deberás comprobar que el valor cargado sea igual al que tenias en tu balance anterior (muchas veces hay diferencias debidas a errores de valorización del sistema viejo).

• Para el resto de cuentas (incluyendo cuentas de impuestos, activos fijos, patrimonio, ingresos, egresos, etc) solamente necesitaras el saldo a la fecha de corte.

Se hace notar que el sistema Odoo ERP de Trescloud viene preconfigurado para Ecuador, no te preocupes por tener un plan de cuentas (viene con uno de ejemplo conforme la Superintendencia de Compañías), no te preocupes de crear impuestos pues ya los hemos creado por tí incluyendo retenciones, ni te preocupes por reglas salariales para el rol de pagos pues también las hemos considerado.

Otros datos serán pedidos automáticamente al momento de registrar tu primera transacción, tales como el número de secuencial de factura en el que te quedaste, el número de cheque en el que estabas, etc.